Objetivo
La cooperativa ACOR que produce azúcar, aceite y otros productos agroalimentarios, desea disponer de una estructura de centros de coste adecuada que permita un registro de información correcto en SAP y que no genere errores en los datos de costes de la compañía, evitando así tiempos de resolución de incidencias.
Además, necesita mejorar el proceso de compras mediante la configuración de un nuevo flujo de validaciones y controles, aprovechando la nueva estructura de centros de costes.
Por último, quiere también optimizar los procesos de mantenimiento y depurar su configuración en SAP.
Necesidades
ACOR necesita disponer de un sistema SAP optimizado, en el que los usuarios cometan los menores errores posibles en la introducción de datos y en la ejecución de procesos en el sistema. Sus puntos críticos se encuentran en la estructura de costes a nivel global, en el proceso de compras y en el de mantenimiento, procesos en los que se precisa mejorar una serie de aspectos relevantes.
La falta de un control más eficiente de los datos que se introducen en el sistema SAP, la calidad de los datos maestros y la optimización de los procesos utilizados hasta ahora, son la causa de que se afronte un proyecto en SAP de esta envergadura.
Concretamente, las necesidades eran:
- Disponer de una información de costes afinada que no supusiera sobreesfuerzos de correcciones y de búsqueda de información.
- Tener una estructura de centros de coste adecuada a la estructura de la organización y a los procesos involucrados.
- Optimizar los datos maestros de compras.
- Disponer de un proceso de compras y de un flujo de validación que no conduzca a errores y que sea sencillo de realizar por el usuario.
- Mejorar los datos maestros de mantenimiento.
- Realizar una gestión óptima del mantenimiento.
El alcance del proyecto realizado por Keyland a través de Exobrain ha sido el siguiente:
- Análisis de la situación inicial del sistema en cuanto a configuración y desarrollos para poder decidir sobre la idoneidad del proyecto.
Configuración de la nueva estructura de centros de coste y tareas asociadas. - Mejoras funcionales del proceso de compras y configuración de nuevos datos maestros.
- Creación de nuevos datos maestros de mantenimiento y configuración de procesos de mantenimiento.
- Planta con localización en España.
Solución
Tras el análisis de las necesidades de mejora y su viabilidad, llevamos a cabo los siguientes servicios:
- Configuramos en SAP de cada uno de los procesos funcionales y datos maestros, previas reuniones de análisis en las que acordamos con el cliente las diferentes configuraciones a realizar.
- Con un equipo formado por consultores técnicos de gran experiencia, llevamos a cabo la configuración de forma escalonada, comenzando por los centros de coste, pasando por el proceso de compras para finalizar con el proceso de mantenimiento.
- Por cada proceso implementado, realizamos una fase de pruebas unitarias para comprobar que el proceso definido funcionaba acorde a las necesidades del cliente.
- A continuación, realizamos las pruebas unitarias para comprobar que el proceso encajaba perfectamente con el resto de procesos del sistema, y no se producían errores de ningún tipo.
- Tras la realización de una formación a usuarios finales, éstos realizaron las pruebas de todos los procesos para validar su correcto funcionamiento y permitir su puesta en funcionamiento en el entorno productivo.
- Dimos finalmente soporte al cliente en el momento de la puesta en marcha de la solución.
Resultados
- Información de costes óptima y correcta en el sistema.
- Mejora de los procesos de compras y de mantenimiento que dan lugar a una información óptima y estandarizada.
- Proceso de compras ágil mediante controles eficaces y flujos de validación óptimos.
- Mejora de la disponibilidad de los activos mediante una gestión eficaz de los procesos de mantenimiento.
- Estandarización y homogeneización de los procesos en SAP.
- Gestión de datos en SAP a nivel de planta: eliminación del papel con la información de SAP para realizar los procesos en planta.
- Automatización del registro de la información en SAP, eliminando el papel, los errores de registro y agilizando el proceso de gestión.
- Puesta a disposición de las materias primas, productos y materiales más rápida y eficiente en el proceso de compras: disminución de los tiempos de registro de información en el sistema.
- Aumento de la eficiencia de los operarios en planta: disponibilidad de la información digitalizada necesaria para la operativa en tiempo real.
- Reducción de cotes:
- Eliminación de formularios en papel.
- Disminución drástica de cargas incorrectas de datos.
- Disminución de tiempos de registro de información en SAP.
- Mejora de los procesos en SAP, permitiendo una mejor gestión y servicio al cliente final.
