Fuente: Keyland SdG

Ricardo Gutierrez-Antoraz. Gerente del Área de SAP

Ricardo Gutiérrez Antoraz

Gerente del Área de SAP

El pasado junio de 2023 se publicó el borrador del desarrollo reglamentario planteado por el Gobierno dentro de la Ley Crea y Crece por el cual las empresas españolas, independientemente de su tamaño deben realizar el intercambio de facturas de forma electrónica entre sus proveedores y clientes. Con su aprobación, comenzará en un corto período de tiempo a contar el plazo de adaptación de las empresas para emitir este tipo de facturas.

En el borrador se define un modelo mixto en el que participarían plataformas privadas (que cumplan los requisitos del Real Decreto (ISO 27001, entre otros) y una plataforma pública gestionada por la AEAT, para intercambio y repositorio. Actualmente las formas de envío de factura electrónica más utilizadas en nuestro país son Facturae y Edifact, pero para poder adaptarse al entorno europeo en el borrador se han incluido también los formatos UBL y CII.

Independientemente del formato utilizado, todos los emisores de factura electrónica estarán obligados a remitir a la plataforma pública de la AEAT una copia de cada factura en el formato Facturae, y durante todo el proceso se debe informar de los estados de las facturas para evitar la morosidad (Aceptación o Rechazo, Pago Completo).
Otro de los aspectos más relevantes es la obligatoriedad de la utilización de la Firma Electrónica en el proceso.

Hay que tener en cuenta que la gestión del intercambio de información con diferentes y nuevos formatos puede ser más compleja y será muy importante contar con la ayuda del socio tecnológico adecuado.

¿Cuál es el plazo de adaptación a la factura electrónica según esta Ley?

La Ley estipula que, a partir del momento en el que se apruebe el reglamento acerca de la facturación electrónica, las pequeñas empresas que facturan menos de 8 M€ tendrán dos años para implementarla y las empresas con más de 8 M€ de facturación anual tendrán un año.

Teniendo en cuenta que este reglamento se halla actualmente sometido a consulta pública, es previsible que se apruebe durante el 2º cuatrimestre de este año 2024 y que, por tanto, será en la segunda mitad de 2025, como pronto, cuando se termine el plazo para realizar la emisión de facturas de forma electrónica. Contemplar 2025 como horizonte para adaptarse a la nueva ley es un buen criterio.

Desde Keyland recomendamos iniciar la adaptación cuanto antes con la tecnología necesaria ya que cuando la factura electrónica sea obligatoria, no tenerla implementada puede suponer graves sanciones económicas por parte de la Administración Pública.

Un aspecto muy relevante de la Ley Crea y Crece, es que priva del derecho a recibir subvenciones públicas a las empresas que no cumplan con los plazos de pago marcados por la Ley de Morosidad (concretamente 60 días después de la prestación de los servicios), y la Administración Pública creará un Observatorio de Morosidad Nacional que hará un seguimiento y análisis de la evolución de los datos de pago, y promoverá buenas prácticas. Este observatorio publicará un listado anual de empresas morosas y obligará a las grandes empresas a indicar en sus memorias anuales el periodo medio de pago a sus proveedores.

¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?

  • Permite dar un paso más en la transformación digital de la empresa.
  • Garantiza una mayor trazabilidad de las facturas emitidas y recibidas, conociendo su estado.
  • Evita o reduce la morosidad que tanto afecta a la liquidez y rentabilidad de las empresas españolas.

¿Qué programas o software se recomienda usar con la Ley Crea y Crece?

Para cumplir con la Ley relativa a la facturación electrónica, es muy importante contar con un programa que evite complicaciones.

SAP está adaptando la solución de la que dispone para todos los procesos de facturación en el mundo, SAP Document & Reporting Compliance, como solución orientada a la nueva Ley, ya que en la actualidad admite el formato Facturae:

  • Es una solución completa que cubre todo el proceso desde la creación de los documentos hasta la generación de los modelos en el formato electrónico definido por la Agencia Tributaria.
  • Garantiza la completa trazabilidad de cara a auditorías.
  • Permite cumplir con la normativa mediante procesos estandarizados globales, mejorando la exactitud e incrementando la eficiencia mediante la automatización de procesos.
  • Proporciona una visión global del estado del cumplimiento normativo.

Durante el periodo transitorio, quedarían fuera de este canal las empresas españolas que no facturen más de 8 M€, pero también las facturas de proveedores comunitarios y extranjeros por no estar acogidos al ordenamiento jurídico español.

Desde Keyland podemos ayudarte a incorporar la solución tecnológica que mejor se adapta a tus necesidades

  • Adaptando la solución de SAP
  • Integrando SAP con otras soluciones o plataformas no SAP.
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